3: Sollicitatiebrief schrijven

Voor bijna alle vacatures moet je een sollicitatiebrief schrijven. Een dergelijke brief is meestal het eerste contact met de werkgever en is dus als het ware jouw visitekaartje. Het is van belang je te realiseren dat de manier waarop jij jezelf in een brief en curriculum vitae presenteert, bepaalt of de werkgever je wel of niet voor een gesprek uitnodigt. De interesse moet gewekt worden en de brief moet in positieve zin opvallen. Je snapt dat van je sollicitatiebrief veel afhangt. Op elk kantoor, bij elke zaak of bedrijf is er iemand die de sollicitatiebrieven doorneemt. Bijvoorbeeld een teamleider of recruiter. Denk je dat deze persoon alle brieven leest. Het antwoord is nee. Zeker wanneer er veel brieven binnenkomen wordt er al meteen een selectie gemaakt. Is je brief slordig, onoverzichtelijk en wemelt het van de taalfouten, dan weet je één ding zeker; deze brief komt niet door de selectie heen.

Basisregels

Voor sommige mensen is het schrijven van een dergelijke brief een regelrechte ramp. Hoe moet je beginnen, wat moet er allemaal in staan, hoeveel regels moet je overslaan, moet er nu wel of geen punt achter? Om aan deze onduidelijkheden een eind te maken, krijg je hier het goede recept voor een sollicitatiebrief.

Voor brieven (dus niet alleen sollicitatiebrieven) heeft men verschillende manieren bedacht om ze in te delen. De manier die wij jullie gaan leren heet officieel de Amerikaanse indeling nieuwe stijl (zie het schema hierboven). Dit is de manier waarop tegenwoordig de meeste brieven worden geschreven.

Voor het schrijven van sollicitatiebrieven gelden een paar basisregels, waaraan je altijd moet denken:

  • Het belangrijkste doel van de brief is de werkgever ervan overtuigen dat het de moeite waard is je voor een gesprek uit te nodigen.
  • De uiteindelijke brief moet er netjes en verzorgd uitzien.
  • Zet links boven je eigen adres met daaronder het adres van de geadresseerde.
  • Zet onder het adres van de geadresseerde de plaats vanuit waar je de brief schrijft, met daarachter de datum.
  • Ook geef je het onderwerp aan. Bijvoorbeeld: sollicitatie + functie of open sollicitatie. Wanneer de vacature een vacaturenummer heeft noteer je dat nummer zoals: ‘onderwerp: vacaturenummer 12456’ of ‘betreft: vacaturenummer 12456’.
  • Begin en eindig correct. Wanneer je niet weet aan wie je de brief moet richten begin je met Geachte heer, mevrouw,. Weet je wel de naam, begin dan met Geachte heer …, of Geachte mevrouw …,.
  • Het komt het meest voorbereid over, wanneer je de brief aan een persoon kunt richten. Bel daarom even naar de organisatie, om te vragen aan wie je de brief kunt richten. Je kunt dan meteen meer inlichtingen over de functie vragen. Bereid dit gesprek wel voor!
  • Zorg voor een behoorlijke lay-out (een overzichtelijk geheel, flinke marges en meerdere alinea’s). Gebruik liever twee pagina’s, dan één overvolle pagina. Voorkom dat de onderste regels in elkaar geduwd moeten worden. Maar wanneer het even kan zet je je brief op één pagina Dit voorkomt dat de selecteur je brief aan de kant legt, omdat hij bij voorbaat langdradig lijkt.
  • De eerste alinea van je brief is de inleiding, waarin je vertelt waarom je de brief schrijft en vermeld duidelijk om welke baan het gaat.
  • In de tweede alinea geef je een kort overzicht van de kennis en ervaring die jou voor deze baan geschikt maken; geef aan waarom je deze baan graag wilt. Kortom de reden en motivatie van de sollicitatie.
  • In de afsluitende alinea verwijs je naar het doel van de sollicitatiebrief; een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.
  • Sluit af met ‘Hoogachtend,’,‘Met vriendelijke groet,’ of ‘Met vriendelijke groeten,’, onderteken je brief en zet onder je handtekening je naam.
  • Voeg een curriculum vitae toe met gedetailleerde informatie over je personalia, opleidingen, werkervaringen en vrijetijdsbestedingen.
  • Vermeld, wanneer je een CV meestuurt, links onder aan je brief dat een bijlage is toegevoegd.
  • Typefouten en grammaticale slordigheden doen het CV vaak rechtstreeks in de prullenbak belanden. Geen enkele werkgever neemt graag iemand in dienst die niet eens zijn eigen werk kan controleren. Vertrouw niet op de spellingscontrole van de pc om fouten op te sporen. Lees je CV nauwkeurig door wanneer je denkt dat het af is.
  • Twee paar ogen: een frisse kijk van een goede bekende is nuttig om fouten op te sporen of tips te krijgen. Laat je CV nalezen wanneer je denkt dat deze af is. Na drie of vier keer lezen en bijschaven is het lastig om nog objectief naar je CV te kijken. Met andere woorden, bepaalde fouten of onregelmatigheden vallen je niet meer op.
  • Sla je brief op, samen met de vacature.
Download voorbeeld sollicitatiebrief

Indeling sollicitatiebrief

Waarom schrijf je deze brief. Wat is de aanleiding en wat wil je ermee bereiken. Geef dit kort aan in de beginzin.

Begin de eerste zin nooit met ik. Probeer dat echt te voorkomen.

Men denkt wel eens dat je na de aanhef; ‘Geachte heer/mevrouw,’ bij de eerste zin met een kleine letter moet beginnen, omdat je bent geëindigd met een komma. Dit is onjuist. Gewoon met een hoofdletter beginnen.

Voorbeeld beginzinnen

  • Naar aanleiding van uw vacatureadvertentie in de Volkskrant van 14 mei, schrijf ik u deze brief. Het betreft de vacature voor bedrijfsleider. Ik zou graag in aanmerking komen voor deze functie.
  • Met belangstelling las ik uw advertentie in het Algemeen Dagblad van 15 april jongstleden, waarin u de functie verkoper aanbiedt. Graag wil ik voor deze functie in aanmerking komen.
  • Na het lezen van uw advertentie in de Volkskrant van zaterdag 12 juni, wil ik via deze brief reageren op de functie van voorlichter.
  • In het Brabants Dagblad van 20 januari jongstleden las ik uw advertentie, waarin u de functie aanbiedt van magazijnchef. Ik zou deze functie graag willen vervullen.
  • Ter versterking van uw afdeling Personeel en Organisatie bied ik mijzelf aan als personeelsfunctionaris. Ik las uw advertentie in “de Trouw” van zaterdag 19 november jongstleden.
  • Het prettige informatieve telefoongesprek van afgelopen maandag met mevrouw Van Riel m.b.t. uw advertentie in de Volkskrant van 6 februari jongstleden, heeft mij nog enthousiaster gemaakt voor de functie van vertegenwoordiger bij uw bedrijf. Met deze brief wil ik dan ook naar deze functie solliciteren.
  • Zeer geïnteresseerd las ik uw advertentie in het Brabants Dagblad van 2 januari jongstleden, waarin u een secretaresse zoekt. Het prettige telefoongesprek dat ik voerde met de heer Jansen om nadere informatie in te winnen heeft mijn belangstelling voor deze functie nog verder vergroot.

Kern Sollicitatiebrief

In de kern van je brief vertel je in één of meer alinea’s waarom jij geschikt bent voor de baan, denk hierbij aan de reden waarom je voor deze organisatie zou willen werken of waarom jij de geschikte kandidaat bent? Noem hiervoor specifieke eigenschappen waaruit blijkt dat je waardevol kunt zijn voor de organisatie, koppel deze aan de genoemde functie-eisen in de vacature en verwijs eventueel naar je opleiding en werkervaring. Je mag voor de kern dus meer alinea’s gebruiken en gebruik telkens een open ruimte tussen de alinea’s.

Slot Sollicitatiebrief

In de laatste alinea duid je op het sollicitatiegesprek, op jouw wens als toekomstige collega. De kunst is om je slotzin niet onzeker of wanhopig over te laten komen, probeer zinnen als: ‘Ik hoop dat…’ of ‘ik zou graag…’ of ‘eventueel…’ toe te passen. Zelfverzekerdheid is belangrijk. Zoals je bij de voorbeeldzinnen ziet hebben wij ook enkele keren ‘ik hoop…’ gebruikt, een wat gewaagdere vervolgzin neemt de onzekerheid vervolgens weer weg.

Voorbeeld eindzinnen:

  • Als vrolijk, enthousiast, ambitieus en leergierig persoon zou ik met alle plezier de functie assistent-accountant vervullen. Uiteraard ben ik graag bereid mijn sollicitatie mondeling toe te lichten. Ter informatie ontvangt u tevens mijn curriculum vitae. Uw reactie zie ik met belangstelling tegemoet.
  • Ik zou het op prijs stellen als ik mijn sollicitatie mondeling mag komen toelichten. Ik hoop dat u spoedig contact met mij opneemt.
  • Ik ben zeer enthousiast over deze functie. Graag word ik uitgenodigd voor een gesprek.
  • Voor meer informatie kunt u mijn curriculum vitae raadplegen. Ik ben graag bereid in een persoonlijk gesprek mijn sollicitatie toe te lichten.
  • Vanzelfsprekend kan een sollicitatiebrief niet volledig zijn. Ik hoop echter wel dat u nieuwsgierig geworden bent naar mij als persoon. Aan de hand van een gesprek kan ik deze brief toelichten.
  • Vanzelfsprekend ben ik bereid deze sollicitatie toe te lichten tijdens een persoonlijk gesprek. Ik vertrouw erop dat u mij spoedig laat weten of ik voor een sollicitatiegesprek in aanmerking kom.
  • Uiteraard zou ik graag dieper willen ingaan op mijn kennis en ervaringen, wat echter een bescheiden boekwerk op zou leveren. Daarom wil ik graag in een gesprek een uitgebreide toelichting geven. Ik hoop spoedig iets van u te vernemen.
  • Ik hoop dat evenals uw bedrijf mij aanspreekt, mijn gegevens u aanspreken. Indien dit het geval is, zou ik graag deze sollicitatie in een persoonlijk gesprek willen toelichten.
  • Zoals u ongetwijfeld weet, is het onmogelijk om volledig te zijn in een sollicitatiebrief. Ik hoop dan ook dat u mij in de gelegenheid zult stellen het een en ander in een gesprek nader toe te lichten.
  • Ik hoop dat ik u door middel van deze brief voldoende informatie heb verstrekt en dat u mij zult uitnodigen voor een gesprek.
  • Ik hoop dat deze informatie u een duidelijk beeld geeft van de bijdrage die ik aan uw bedrijf zou kunnen leveren. Ik wil graag in een gesprek mijn sollicitatie toelichten.

Bij een Open Sollicitatie?

De sollicitatiebrief wordt niet verwacht. Geef daarom de ontvanger van de brief de tijd om jouw mogelijkheden binnen het bedrijf te inventariseren en neem na een week of twee zelf het initiatief door te bellen over de mogelijkheden. Geef dit ook aan in je brief. Bijvoorbeeld: Over twee weken neem ik telefonisch contact met u op. Vanzelfsprekend kunt u ook contact met mij opnemen.

Download voorbeeld sollicitatiebrief